Mag je facturen digitaal bewaren?
Ja. De Belastingdienst accepteert digitale bewaring van zowel inkomende als uitgaande facturen, mits ze leesbaar en raadpleegbaar zijn en de inhoud authentiek is. Dat geldt voor scans van papieren facturen, foto's van bonnetjes via een app, en natuurlijk voor facturen die je sowieso al digitaal ontvangt (PDF per mail, e-facturen).
De drie eisen aan digitale bewaring
De Belastingdienst hanteert drie kerneisen voor digitale facturen. Voldoe je daaraan, dan mag je papieren originelen weggooien.
- **Authenticiteit van herkomst** — duidelijk wie de factuur heeft uitgegeven (afzender, KvK-nummer, btw-id staan er bij).
- **Integriteit van inhoud** — de factuur is na ontvangst niet meer gewijzigd. Een PDF of niet-bewerkbaar bestand voldoet hieraan.
- **Leesbaarheid gedurende de hele bewaartermijn** — je moet de factuur 7 jaar lang (10 voor onroerende zaken) terug kunnen halen en lezen. Zie ook onze uitleg over de bewaarplicht.
Drie manieren om digitaal te bewaren
In de praktijk zijn er drie veelvoorkomende manieren om aan de eisen te voldoen:
- **In je boekhoudpakket.** Cloudgebaseerde boekhoudsoftware zoals Moneybird of e-Boekhouden slaat alle facturen automatisch op zolang je abonnement loopt. Verreweg de makkelijkste route voor ZZP'ers en MKB.
- **In een eigen cloud-archief** — bijvoorbeeld Google Drive, Dropbox of OneDrive. Werkt mits je een logische mappenstructuur hanteert (per jaar, per maand) en de bestanden niet bewerkt na ontvangst.
- **Externe DMS / archiveringssoftware** — voor grotere organisaties. Denk aan Visma Document, Basecone of Klippa. Overkill voor de meeste ZZP'ers.
Bonnetjes met je telefoon scannen — mag dat?
Ja, mits de scan of foto het origineel getrouw weergeeft (alle informatie leesbaar, niet bijgesneden, geen kreukels die getallen onleesbaar maken). Apps van boekhoudpakketten (Scan & Herken bij Moneybird, Mail & Herken bij e-Boekhouden) doen dit standaard goed. Het papieren bonnetje mag daarna weg.
Wat als je je abonnement opzegt?
Cloudgebaseerde boekhoudsoftware bewaart facturen zolang je abonnement actief is. Zeg je het op, dan verlies je doorgaans toegang tot het archief — maar de bewaarplicht blijft 7 jaar gelden. Maak vóór opzegging een export (PDF of CSV) van je administratie inclusief de bijgevoegde facturen. Bewaar die ergens veilig (cloud + lokale back-up). Let op: de meeste pakketten leveren bij export de facturen mee, maar check dat expliciet bij de aanbieder.
Wat NIET mag
- Een factuur na ontvangst aanpassen (alleen creditnota's, geen overschrijven).
- Facturen alleen in een onleesbare back-up bewaren waar je zelf niet meer bij kunt.
- Vertrouwen op de e-mail-inbox van een gratis Gmail-account die je elk moment kunt kwijtraken.
- Aannemen dat "ik heb een papieren factuur" automatisch genoeg is — als het origineel zoek raakt, sta je zonder bewijs.
Concreet: mappenstructuur voor Google Drive of Dropbox
Kies je voor een eigen cloud-archief in plaats van boekhoudsoftware, dan is een strakke mappenstructuur cruciaal. De Belastingdienst wil facturen binnen redelijke tijd kunnen inzien bij een controle — een chaotische verzameling PDF's kost je uren zoekwerk.
Bewezen structuur die 7+ jaar houdbaar is:
- **/Administratie/{jaar}/Inkoopfacturen/{maand}-{leverancier}.pdf** — bijvoorbeeld `2026/Inkoopfacturen/03-KPN.pdf`
- **/Administratie/{jaar}/Verkoopfacturen/{factuurnummer}-{klant}.pdf**
- **/Administratie/{jaar}/Bonnen/{datum}-{bedrijf}.pdf** — foto's van kassabonnen
- **/Administratie/{jaar}/Bank/{maand}.pdf** — bankafschriften per maand
- **/Administratie/{jaar}/Btw-aangiftes/{kwartaal}.pdf** — bevestigingen van ingediende aangiften
E-facturen (UBL, Peppol): wat verandert er?
Sinds 2024 is e-facturatie via Peppol de standaard in Europese B2G-transacties, en steeds meer bedrijven adopteren het ook onderling. Een e-factuur is géén PDF, maar een gestructureerd XML-bestand dat direct in het boekhoudsysteem van de ontvanger geïmporteerd wordt.
Voor de bewaarplicht verandert er niets fundamenteels: het XML-bestand valt onder dezelfde 3 eisen (authenticiteit, integriteit, leesbaarheid). Praktisch verschil: e-facturen zijn niet zomaar leesbaar zonder software. Bewaar ze niet als los XML-bestand maar via je boekhoudpakket dat ze automatisch archiveert én visualiseert. Bijna alle Nederlandse pakketten ondersteunen inmiddels Peppol.
Wat te doen bij een belastingcontrole?
Krijg je een controle van de Belastingdienst (steekproef of gerichte controle), dan heb je in de praktijk 2-4 weken om je administratie op te leveren. Digitaal aanleveren is de norm — geen dozen met papier meer.
- **Stap 1:** Vraag exact op welk jaar of periode de controle zich richt en welke documenten specifiek gevraagd worden
- **Stap 2:** Exporteer uit je boekhoudpakket het grootboek, de btw-aangiften en de bijgevoegde facturen voor die periode
- **Stap 3:** Lever aan via de door de controleur aangewezen route — vaak een beveiligd upload-portaal of e-mail voor kleinere administraties
- **Stap 4:** Bewaar zelf een kopie van álles wat je hebt aangeleverd — voor je eigen dossier én voor eventuele vervolg-vragen
- **Belangrijk:** verzin niet, ontken niet, doe geen aannames. Weet je iets niet zeker, zeg dat. De controleur waardeert transparantie, niet gladstrijken.