Mag je facturen digitaal bewaren?
Ja. De Belastingdienst accepteert digitale bewaring van zowel inkomende als uitgaande facturen, mits ze leesbaar en raadpleegbaar zijn en de inhoud authentiek is. Dat geldt voor scans van papieren facturen, foto's van bonnetjes via een app, en natuurlijk voor facturen die je sowieso al digitaal ontvangt (PDF per mail, e-facturen).
De drie eisen aan digitale bewaring
De Belastingdienst hanteert drie kerneisen voor digitale facturen. Voldoe je daaraan, dan mag je papieren originelen weggooien.
- **Authenticiteit van herkomst** — duidelijk wie de factuur heeft uitgegeven (afzender, KvK-nummer, btw-id staan er bij).
- **Integriteit van inhoud** — de factuur is na ontvangst niet meer gewijzigd. Een PDF of niet-bewerkbaar bestand voldoet hieraan.
- **Leesbaarheid gedurende de hele bewaartermijn** — je moet de factuur 7 jaar lang (10 voor onroerende zaken) terug kunnen halen en lezen. Zie ook onze uitleg over de bewaarplicht.
Drie manieren om digitaal te bewaren
In de praktijk zijn er drie veelvoorkomende manieren om aan de eisen te voldoen:
- **In je boekhoudpakket.** Cloudgebaseerde boekhoudsoftware zoals Moneybird of e-Boekhouden slaat alle facturen automatisch op zolang je abonnement loopt. Verreweg de makkelijkste route voor ZZP'ers en MKB.
- **In een eigen cloud-archief** — bijvoorbeeld Google Drive, Dropbox of OneDrive. Werkt mits je een logische mappenstructuur hanteert (per jaar, per maand) en de bestanden niet bewerkt na ontvangst.
- **Externe DMS / archiveringssoftware** — voor grotere organisaties. Denk aan Visma Document, Basecone of Klippa. Overkill voor de meeste ZZP'ers.
Bonnetjes met je telefoon scannen — mag dat?
Ja, mits de scan of foto het origineel getrouw weergeeft (alle informatie leesbaar, niet bijgesneden, geen kreukels die getallen onleesbaar maken). Apps van boekhoudpakketten (Scan & Herken bij Moneybird, Mail & Herken bij e-Boekhouden) doen dit standaard goed. Het papieren bonnetje mag daarna weg.
Wat als je je abonnement opzegt?
Cloudgebaseerde boekhoudsoftware bewaart facturen zolang je abonnement actief is. Zeg je het op, dan verlies je doorgaans toegang tot het archief — maar de bewaarplicht blijft 7 jaar gelden. Maak vóór opzegging een export (PDF of CSV) van je administratie inclusief de bijgevoegde facturen. Bewaar die ergens veilig (cloud + lokale back-up). Let op: de meeste pakketten leveren bij export de facturen mee, maar check dat expliciet bij de aanbieder.
Wat NIET mag
- Een factuur na ontvangst aanpassen (alleen creditnota's, geen overschrijven).
- Facturen alleen in een onleesbare back-up bewaren waar je zelf niet meer bij kunt.
- Vertrouwen op de e-mail-inbox van een gratis Gmail-account die je elk moment kunt kwijtraken.
- Aannemen dat "ik heb een papieren factuur" automatisch genoeg is — als het origineel zoek raakt, sta je zonder bewijs.