Wat is de bewaarplicht?
De Belastingdienst verplicht ondernemers hun administratie minimaal 7 jaar te bewaren. Dit geldt voor facturen, bankafschriften, contracten, loonadministratie en andere financiële documenten. Voor onroerende zaken geldt een bewaarplicht van 10 jaar.
Wat moet je bewaren?
- Alle inkoopfacturen en verkoopfacturen
- Bankafschriften en kas-overzichten
- Contracten en offertes
- Loonadministratie (indien van toepassing)
- BTW-aangiften en correspondentie met de Belastingdienst
- Jaarrekeningen en balansen
Mag je alles digitaal bewaren?
Ja, digitale bewaring is toegestaan. De Belastingdienst accepteert digitale kopieën, mits ze leesbaar en raadpleegbaar zijn. Bonnetjes fotograferen met een app is ook toegestaan, zolang het origineel getrouw wordt weergegeven.
Hoe helpt boekhoudsoftware bij de bewaarplicht?
Cloudgebaseerde boekhoudsoftware slaat al je facturen en documenten automatisch op in de cloud. Je hoeft geen papieren archief bij te houden. Zolang je abonnement actief is, zijn alle documenten toegankelijk. Let er wel op dat je bij opzegging een export maakt.
Wat zijn de gevolgen van niet bewaren?
Als je bij een belastingcontrole documenten niet kunt overleggen, kan de Belastingdienst een naheffing opleggen en een boete uitschrijven. In ernstige gevallen kan de bewijslast worden omgekeerd.