In één zin
**Ondernemers moeten hun administratie 7 jaar bewaren, met een uitzondering van 10 jaar voor onroerende zaken en 5 jaar voor persoonsgegevens onder de AVG.** Dat geldt voor iedereen met een KvK: ZZP'er, eenmanszaak, BV, vereniging of stichting. Alles daarna is nuance: wat precies, hoe digitaal, en wat gebeurt er als je het niet doet.
Wat is de bewaarplicht precies?
De fiscale bewaarplicht staat in de Algemene wet inzake rijksbelastingen (art. 52 AWR). De Belastingdienst wil bij een controle kunnen zien of je aangiften kloppen — daarvoor moet je de onderliggende administratie kunnen laten zien. De termijn is 7 jaar vanaf het einde van het boekjaar waarin het document is opgemaakt of ontvangen.
Concreet betekent dat: een factuur uit maart 2026 moet je bewaren tot en met 31 december 2033. Voor onroerende zaken (koop, verkoop, verhuur van vastgoed) geldt 10 jaar — dus een aankoopakte uit 2026 mag je pas na 2036 vernietigen.
Wat moet je precies bewaren?
De wet spreekt van 'basisadministratie'. In de praktijk komt het neer op alles wat invloed heeft op je aangiften of jaarrekening:
- Alle **inkoopfacturen** en **verkoopfacturen** (inclusief creditnota's en pro-forma's)
- **Bankafschriften**, kas-overzichten en betaalbewijzen
- **Contracten**, offertes en algemene voorwaarden
- **Loonadministratie** — loonstroken, arbeidscontracten, jaaropgaven (indien van toepassing) — zie ook bewaarplicht salarisadministratie
- **Btw-aangiften** en correspondentie met de Belastingdienst
- **Jaarrekeningen**, balansen en grootboekmutaties
- **Onkostendeclaraties** en bonnetjes van zakelijke uitgaven
- **Kilometerregistraties** en urenstaten (voor de 1225-urennorm)
- Zakelijke **e-mails** met financiële afspraken of orderbevestigingen
Termijnen op een rij
- **7 jaar** — standaard voor alle financiële administratie
- **10 jaar** — onroerende zaken (koop, verkoop, verhuur vastgoed)
- **5 jaar na uitdiensttreding** — persoonsgegevens van ex-medewerkers (AVG)
- **2 jaar na uitdiensttreding** — medische verzuim-registratie (AVG)
- **10+ jaar** — pensioenadministratie (afhankelijk van pensioenfonds)
Mag je alles digitaal bewaren?
Ja — sinds 1998 accepteert de Belastingdienst digitale administratie volledig. Zelfs papieren originelen mogen weggegooid worden zodra je ze goed hebt gescand of gefotografeerd, mits de digitale versie voldoet aan drie eisen: **authenticiteit** (niemand kan hem naderhand veranderen), **integriteit** (inhoud is compleet en ongewijzigd), en **leesbaarheid** (op ieder moment binnen 7 jaar te openen).
In de praktijk voldoet elk redelijk boekhoudpakket hieraan. Voor uitgebreidere uitleg: zie hoe je facturen digitaal bewaart volgens de Belastingdienst. Een bonnetje fotograferen met de Moneybird- of e-Boekhouden-app is volledig geaccepteerd; het originele papieren bonnetje mag na scanning weg.
Verschillen per rechtsvorm — ZZP vs BV vs vereniging
De hoofdregel van 7 jaar geldt voor iedereen, maar het niveau van detail dat verwacht wordt verschilt. Uitgebreider vergelijkingsartikel: bewaarplicht BV vs eenmanszaak.
- **ZZP / eenmanszaak** — basisadministratie: facturen, bank, onkosten, urenregistratie. Geen jaarrekening verplicht, wel resultatenrekening voor de aangifte inkomstenbelasting.
- **BV** — uitgebreider: naast basisadministratie ook aandeelhoudersregisters, notariële akten, notulen van vergaderingen en gedeponeerde jaarrekeningen. Deponeringsplicht bij KvK.
- **Vereniging / stichting** — basisadministratie plus notulen ledenvergaderingen, statuten en (bij grote verenigingen) een jaarrekening. Verzachte regels voor kleine verenigingen zonder btw-plicht.
Wat gebeurt er bij verzuim?
Als je bij een belastingcontrole documenten niet kunt overleggen, heeft de Belastingdienst drie escalaties:
- **Naheffing** — de inspecteur schat je omzet, kosten en winst zelf in. Bij twijfel altijd in het nadeel van de ondernemer.
- **Boete** — vergrijpboete van 25% tot 100% van de naheffing, afhankelijk van of het als 'grove schuld' of 'opzet' wordt geclassificeerd.
- **Omkering bewijslast** — bij ernstige tekortkomingen moet jij als ondernemer bewijzen dat de aanslag onterecht is, in plaats van andersom. Dit is een enorm nadeel in bezwaarprocedures.
Praktijkvoorbeeld — hoe streng is de Belastingdienst?
Een ZZP'er kreeg in 2024 een controle over de jaren 2019-2023. Hij had via een cloud-boekhoudpakket al zijn facturen, maar was drie jaar eerder overgestapt naar een ander pakket zonder een export te maken. Zijn oude account was inmiddels opgezegd. Gevolg: naheffing van € 8.400 op basis van geschatte omzet, plus € 2.100 vergrijpboete.
De les: **de bewaarplicht rust bij jou als ondernemer, ook als een softwareleverancier of accountant je administratie beheert**. Maak periodiek exports, en zeker bij het opzeggen van een boekhoudpakket altijd een complete download.
Hoe helpt boekhoudsoftware bij de bewaarplicht?
Cloud-boekhoudpakketten slaan al je facturen en documenten automatisch op zolang je abonnement actief is. Wat verschilt is hoe makkelijk je exporteert bij opzegging:
- **Moneybird** — UBL- en PDF-export van alle facturen, downloadbaar in bulk vanuit instellingen
- **SnelStart** — XBRL-export en downloadbare PDF-archieven per boekjaar
- **e-Boekhouden** — complete database-export als ZIP, inclusief alle bijlagen en bonnetjes
- **Exact Online** — API-gebaseerde export voor grote administraties, plus PDF-jaararchief
- **Jortt** — één-klik-export van alle jaren, inclusief scans en bijlagen
Praktische tips voor je eigen bewaarbeleid
- Maak per boekjaar één zip-export vanuit je boekhoudpakket en bewaar die op minimaal twee locaties (cloud + externe schijf)
- Bij overstap naar ander pakket: altijd eerst complete export maken vóór opzegging oude pakket
- Bewaar bank-exports als CSV, niet alleen PDF — dan blijven ze doorzoekbaar
- Voor papieren originelen: scan direct bij ontvangst en boek digitaal in — pas dan mag origineel weg
- Zet je pensioenadministratie apart — die moet vaak langer bewaard worden dan de fiscale 7 jaar
- Bij eindiging bedrijf: 7-jaarstermijn blijft doorlopen na uitschrijving KvK, plan dit vooraf
Wat als je documenten kwijt bent?
Kwijtraken gebeurt — bij een verhuizing, een gecrashte laptop, een failliete cloudprovider of een boekhouder die er niet meer is. De belangrijkste vuistregel: **probeer altijd reconstructie voordat je iets bekent aan de Belastingdienst**. In veel gevallen zijn ontbrekende documenten via andere bronnen te reconstrueren:
- **Bankafschriften**: vraag de bank om historische export — de meeste Nederlandse banken bewaren 7-10 jaar en leveren op verzoek (soms tegen betaling)
- **Verkoopfacturen**: als je klanten nog bestaan, vraag ze om een kopie van hun inkoopfactuur — die is jouw origineel spiegel
- **Inkoopfacturen**: benader de leverancier voor een duplicaat; grote leveranciers (KPN, Ziggo, Bol, Coolblue) hebben portalen met historische facturen
- **Btw-aangiften**: staan in Mijn Belastingdienst Zakelijk — 7 jaar terug te zien
- **Loonstroken**: te reproduceren vanuit oude salarisadministratie of via het UWV (jaaropgaven)
Peppol en e-facturatie — verandert dit de bewaarregels?
Nee, Peppol verandert alleen de verzendmethode van facturen (XML in plaats van PDF), niet de bewaartermijn. E-facturen vallen onder dezelfde 7-jaarsregel. Wél praktisch anders: XML-bestanden zijn niet zomaar leesbaar zonder software — een los .xml-bestand van 5 jaar oud kun je zonder boekhoudpakket niet meer visualiseren. Laat je boekhoudpakket ze automatisch archiveren, of exporteer periodiek naar zowel XML als PDF.
Voor administratie via Jortt met boekhoudbot, SnelStart met salarismodule of e-Boekhouden voor verenigingen geldt hetzelfde: de tool bewaart alles zolang je abonnement loopt, maar de wettelijke plicht rust bij jou.
Bewaarplicht bij overlijden of bedrijfsopvolging
Een onderbelicht scenario: wat gebeurt er als je overlijdt of het bedrijf overdraagt terwijl de 7-jaarstermijn nog loopt?
- **Bij overlijden ZZP/eenmanszaak**: de bewaarplicht gaat over op de erfgenamen. Zij moeten de administratie beschikbaar houden voor eventuele controles over de nog niet-verjaarde jaren.
- **Bij overdracht BV**: de plicht blijft bij de rechtspersoon (de BV zelf), dus bij de opvolgende bestuurder. Regel bij overdracht een expliciete handover van álle bewaarplichtige documenten.
- **Bij verkoop van bedrijf via aandelentransactie**: koper neemt bewaarplicht over. Bij activa-transactie: verkoper houdt bewaarplicht over de tijd vóór verkoop.
- **Advies**: als je een bedrijf overdraagt, maak een notariële akte met expliciete afspraken over wie welke documenten bewaart en waar ze vindbaar zijn.
Checklist: heb je alles onder controle?
Loop deze 10 punten door — als je op één van deze 'nee' antwoordt, dan is er werk aan de winkel:
- Ik weet welk boekhoudpakket mijn administratie bewaart en hoe ik daaruit exporteer
- Ik heb minimaal één export van elk afgerond boekjaar buiten mijn boekhoudpakket bewaard
- Bankafschriften van álle zakelijke rekeningen (ook oude, opgeheven rekeningen) heb ik ergens digitaal
- Papieren bonnen zijn direct bij ontvangst gescand of gefotografeerd
- Contracten en algemene voorwaarden staan digitaal (Google Drive, cloudopslag of boekhoudpakket)
- Personeelsdossiers (indien van toepassing) zijn compleet — zie ook bewaarplicht salarisadministratie
- Ik heb een reminder in mijn agenda om jaarlijks (bijv. in januari) mijn back-up te controleren
- Bij overstap tussen pakketten heb ik altijd complete downloads gemaakt
- Voor onroerend goed heb ik alle akten en verbouwingsfacturen minimaal 10 jaar
- Ik weet wie mijn administratie krijgt als mij iets overkomt
Welk pakket past het beste bij jou?
Voor de bewaarplicht maakt het weinig uit welk pakket je kiest — alle grote Nederlandse pakketten voldoen aan de eisen van de Belastingdienst. Wel varieert het gemak van exporteren en de prijs per functionaliteit. Twijfel je? Doe de boekhoudsoftware-kiezer — 6 vragen, één helder advies. Of bekijk ons complete overzicht van boekhoudsoftware om zelf te vergelijken.