De basis: 7 jaar geldt voor iedereen
De fiscale bewaarplicht van 7 jaar geldt voor élke ondernemer, ongeacht rechtsvorm. ZZP'er met eenmanszaak, BV, vereniging of stichting — allemaal moeten ze hun administratie 7 jaar bewaren (10 jaar voor onroerende zaken). De Algemene wet inzake rijksbelastingen maakt op dat punt geen onderscheid.
Waar het wél verschilt: wat je moet bewaren
Het type administratie dat je bijhoudt verschilt wel sterk per rechtsvorm. Een BV heeft strengere eisen aan de inhoud van de administratie dan een eenmanszaak:
- **Eenmanszaak / ZZP** — inkoop- en verkoopfacturen, bankafschriften, kas-overzichten, contracten, btw-aangiften en (indien personeel) loonadministratie.
- **BV** — alles van hierboven, plus: een verplichte jaarrekening (gedeponeerd bij de KvK), notulen van aandeelhoudersvergaderingen, jaarverslagen van het bestuur en — wanneer van toepassing — een accountantsverklaring.
BV-specifiek: KvK-deponeren is óók bewaring
Een BV moet jaarlijks een jaarrekening deponeren bij de Kamer van Koophandel. Dat is een vorm van publieke bewaring die los staat van de fiscale bewaarplicht — je moet de jaarrekening ook nog 7 jaar in eigen administratie houden. De KvK-versie is een gedeeltelijke samenvatting; de volledige onderliggende administratie blijft jouw verantwoordelijkheid.
Eenmanszaak-specifiek: privé- en zakelijk afsplitsen
Bij een eenmanszaak is er juridisch geen scheiding tussen jou en je bedrijf. Toch eist de Belastingdienst dat zakelijke transacties separaat bewaard worden, met name als je ook privé in dezelfde bankrekening werkt. Een aparte zakelijke rekening voorkomt veel administratieve hoofdpijn — en is een van de redenen waarom pakketten als Moneybird met ingebouwde zakelijke rekening populair zijn onder ZZP'ers.
Wat boekhoudsoftware standaard oplost
Of je nu eenmanszaak of BV bent: een goed boekhoudpakket bewaart alle relevante documenten automatisch en biedt exportmogelijkheden voor zowel de Belastingdienst als de KvK. Voor BV's bieden pakketten zoals Exact Online en SnelStart specifieke modules voor jaarrekening en SBR-deponering bij de KvK. Voor eenmanszaken is dat niet relevant; daar staat efficiëntie voorop.
Wat als je stopt of je rechtsvorm wijzigt?
Stop je je onderneming of zet je je eenmanszaak om naar een BV (of andersom)? Dan blijft de bewaarplicht van 7 jaar gelden vanaf het moment van de laatste boeking. Maak bij een omzetting altijd een complete export van de oude administratie en bewaar die ook na de transitie. De Belastingdienst kijkt niet of een onderneming nog actief is — alleen of de termijn nog loopt.