De korte versie
Voor salarisadministratie gelden twee termijnen tegelijk. **Fiscaal**: 7 jaar bewaarplicht voor loonadministratie, loonstroken, jaaropgaven en alles wat met loonheffingen te maken heeft. **AVG (privacy)**: 5 jaar na uitdiensttreding voor persoonsgegevens uit het personeelsdossier. De fiscale eis weegt zwaarder bij het bepalen hoe lang je dingen écht moet bewaren.
Wat valt onder de fiscale bewaarplicht (7 jaar)?
De Belastingdienst eist dat álles wat invloed heeft op loonheffingen of belastingaangifte 7 jaar bewaard wordt. Concreet:
- Loonstroken en jaaropgaven van alle medewerkers
- Loonjournaalposten en de complete loonadministratie
- Aangiften loonheffing en btw-verrekening van loonkosten
- Identiteitsbewijzen van medewerkers (kopieën in personeelsdossier)
- Arbeidsovereenkomsten, beëindigingsovereenkomsten en aanvullingen
- Pensioenpremies, sociale verzekeringspremies en zorgverzekering-administratie
- Reiskostenvergoedingen en alle onkostendeclaraties van personeel
Wat valt onder de AVG-bewaartermijn (5 jaar na uitdiensttreding)?
Persoonsgegevens uit het personeelsdossier mag je niet onbeperkt bewaren. De AVG hanteert het principe "niet langer dan nodig". In de praktijk wordt 5 jaar na einde dienstverband gehanteerd voor zaken die niet onder de fiscale bewaarplicht vallen:
- Beoordelingsverslagen en functioneringsdocumenten
- Verzuimregistratie (medische gegevens vaak korter — 2 jaar)
- Notities uit personeelsdossier, sollicitatiematerialen
- Trainingen, certificaten, opleidingsverslagen
Het verschil fiscaal vs HR — waarom het uitmaakt
Veel werkgevers gooien personeelsdossiers na 5 jaar weg op grond van AVG en ontdekken later dat ze daarmee óók de fiscale 7-jaarsplicht hebben geschonden. Een loonstrook of arbeidsovereenkomst valt onder beide regimes, maar de langere termijn (fiscaal, 7 jaar) wint. Praktische regel: **alles wat met loon, belasting of contract te maken heeft → minimaal 7 jaar**. Alles wat puur HR is (beoordelingen, functioneringsgesprekken) → 5 jaar na uitdiensttreding.
Hoe lang moet je dingen bewaren na uitdiensttreding?
Wanneer iemand uit dienst gaat, gaat de klok lopen — maar op verschillende manieren voor verschillende documenten:
- **Loonadministratie**: vanaf het einde van het kalenderjaar waarin de medewerker uit dienst ging, nog 7 jaar fiscaal
- **Identiteitsbewijs-kopie**: 5 jaar na uitdiensttreding (gevoelige persoonsgegevens — niet langer)
- **Pensioenadministratie**: meestal 10 jaar, soms levenslang bij pensioenfondsen
- **Arbeidsovereenkomst**: 7 jaar na einde dienstverband
- **Beoordelingsverslagen**: 2 jaar na einde dienstverband (AVG)
Hoe boekhoud- en salarissoftware dit oplost
Moderne software bewaart documenten automatisch zolang je abonnement loopt. SnelStart met de salarismodule slaat loonstroken, jaaropgaven en loonjournaalposten centraal op en koppelt ze aan de boekhouding. Specialistische pakketten zoals Nmbrs en Loket bieden vergelijkbare archivering — vaak met expliciete bewaartermijn-instellingen per documenttype.
Voor wie boekhouden + salaris gescheiden draait: dezelfde principes als bij gewone administratieve bewaarplicht gelden. Maak periodiek een export voor het geval je het pakket later opzegt — de bewaarplicht blijft 7 jaar, ook zonder actief abonnement.
Wat als je salarisadministratie uitbesteedt?
Veel kleine werkgevers laten de salarisadministratie doen door een specialist of accountantskantoor. **De bewaarplicht blijft formeel bij jou** als werkgever — niet bij de administrateur. Spreek vooraf af wie wat bewaart, of en hoe je toegang houdt na beëindiging van de samenwerking, en in welke vorm je een export krijgt. Een veelgemaakte fout: ervan uitgaan dat je administrateur het allemaal regelt, en pas bij controle ontdekken dat documenten ontbreken.
Overweeg je nog welk salarispakket of welke aanpak past? Bekijk onze verkenning beste salarispakketten voor ZZP en MKB.