Interactieve checklist tegen de eisen van de Belastingdienst. Beantwoord vier vragen over jouw situatie — krijg een op-maat-gesneden lijst van wat er op je factuur moet staan.
Stap 1 — jouw situatie
Sommige factuureisen gelden alleen in specifieke situaties. Beantwoord eerst deze vier vragen zodat de checklist voor jou klopt.
Ben je ingeschreven bij de KvK?
Factureer je aan een zakelijke klant?
Val je onder de Kleineondernemersregeling (KOR)?
Is de btw verlegd (bouw, EU B2B, sub-aanneming)?
Stap 2 — vink af wat op jouw factuur staat
14 eisen gelden voor jouw situatie. Vink aan wat je factuur al bevat.
Je factuur mist onderdelen
Nog toevoegen
Uniek factuurnummer
Elk factuurnummer moet oplopend en uniek zijn.
Waarom: De Belastingdienst eist een fortlopende nummering. Springen of dubbele nummers signaleren mogelijke fraude en zijn een reden voor extra controle.
Factuurdatum
De datum waarop de factuur is uitgegeven.
Waarom: De factuurdatum bepaalt in welk btw-tijdvak de factuur valt en wanneer de betaaltermijn ingaat.
Jouw bedrijfsnaam en adres
Volledige bedrijfsnaam en vestigingsadres van de zender.
Waarom: De ontvanger moet weten wie factureert en op welk adres. Ook nodig voor administratieve controle.
Jouw btw-identificatienummer
Je btw-id (NL formaat: NL + 9 cijfers + B + 2 cijfers).
Waarom: Zonder btw-nummer kan de klant de btw niet aftrekken. Voor btw-plichtige ondernemers verplicht op elke factuur.
Jouw KvK-nummer
Het inschrijfnummer bij de Kamer van Koophandel.
Waarom: Verplicht voor ondernemers ingeschreven bij de KvK. Toont dat je een geregistreerd bedrijf bent.
Voor: Bedrijven ingeschreven bij de KvK (ZZP, VOF, BV, etc.)
Klantnaam en -adres
Naam en adres van de ontvanger van de factuur.
Waarom: De factuur moet duidelijk maken wie de afnemer is. Ontbreekt dit, dan is de factuur formeel ongeldig voor btw-aftrek bij de klant.
Btw-nummer klant
Btw-identificatienummer van de zakelijke klant.
Waarom: Bij B2B-facturen aan andere btw-plichtige ondernemers, en verplicht bij verlegde btw (EU B2B, bouw).
Voor: B2B-facturen aan andere btw-plichtige ondernemers
Duidelijke omschrijving van geleverde goederen of diensten
Wat je hebt geleverd, in duidelijke bewoordingen.
Waarom: De Belastingdienst moet kunnen zien wat er precies geleverd is om te toetsen of het btw-tarief klopt. 'Diensten' of 'werkzaamheden' alleen is te vaag.
Aantal en eenheid
Hoeveelheid geleverde goederen/uren en de eenheid (stuks, uren, etc.).
Waarom: Nodig om te controleren of de prijsberekening klopt. Bij dienstverlening: uren × uurtarief.
Prijs exclusief btw
Netto bedrag zonder btw, per regel en totaal.
Waarom: Basis voor de btw-berekening en voor de administratieve verwerking bij de klant.
Btw-tarief per regel
Toegepaste btw-percentage per factuurregel (21%, 9%, 0%, of vrijgesteld).
Waarom: Als je meerdere btw-tarieven hebt op één factuur, moet je per regel het tarief tonen. Ook bij één tarief moet dit duidelijk staan.
Btw-bedrag in euro's
Berekende btw in euro's, per btw-tarief.
Waarom: De klant moet de btw expliciet kunnen zien voor de aftrek. Voor jou is het basis voor de btw-aangifte.
Totaalbedrag inclusief btw
Eindtotaal dat de klant moet betalen.
Waarom: Duidelijkheid over het te betalen bedrag voorkomt discussies en administratieve fouten.
Leveringsdatum
Wanneer de goederen of diensten daadwerkelijk geleverd zijn (kan anders zijn dan factuurdatum).
Waarom: Bepaalt in welke periode de omzet valt voor btw-aangifte. Bij facturen achteraf voor eerder werk is dit essentieel.
Deze checklist volgt de standaardeisen van de Belastingdienst voor reguliere B2B- en B2C-facturen in Nederland. Voor branche-specifieke situaties (import/export, financiële diensten, medische zorg) kunnen aanvullende eisen gelden. Bij twijfel: raadpleeg je accountant of de Belastingdienst.
De factuur-eisen komen uit artikel 34c van de Wet op de omzetbelasting (Wet OB) en artikel 35 van de Uitvoeringsregeling omzetbelasting. Ze bestaan om drie redenen: (1) de Belastingdienst moet kunnen controleren of het juiste btw-tarief is toegepast, (2) de ontvanger moet zijn btw kunnen terugvragen op basis van een geldig document, en (3) fraudedetectie — springende nummering, missende gegevens en onduidelijke omschrijvingen zijn signalen.
In de praktijk maakt bijna elk boekhoudpakket automatisch facturen die voldoen aan de eisen — mits je de basisgegevens (jouw bedrijfsnaam, btw-nummer, KvK) éénmaal correct invult. De risico's zitten in: (a) zelfgemaakte facturen in Word/PDF, (b) sjablonen van internet die niet volledig zijn, en (c) overstappen tussen pakketten waarbij instellingen verloren gaan.
Twee redenen. Ten eerste: een factuur die niet aan de wettelijke eisen voldoet is formeel ongeldig. Bij een controle kan de Belastingdienst je btw-aftrek weigeren of terugvorderen. Ten tweede: je klant kan zijn btw-aftrek verliezen als jouw factuur onvolledig is — dat leidt tot herstelverzoeken en imago-schade. Correct factureren is één van die weinig glamoureuze taken die alleen opvalt als het misgaat.
Het factuurnummer identificeert de factuur uniek in je administratie — moet oplopend en zonder gaten. De factuurdatum is de datum waarop je de factuur uitgeeft — bepaalt in welk btw-tijdvak de factuur valt. Beide zijn verplicht en apart. Springt je nummering of dupliceren cijfers, dan roept dat vragen op bij een audit.
Bij drie situaties: (1) sub-aanneming in de bouw en scheepsbouw, (2) B2B-facturen aan andere EU-landen, (3) verkoop van bepaalde goederen zoals mobiele telefoons en tablets bij bulk-transacties. In deze gevallen breng je geen btw in rekening — de klant berekent en betaalt het zelf via zijn eigen btw-aangifte. Vergeet je de vermelding 'btw verlegd', dan is de factuur ongeldig voor jullie beiden.
Dan mag je geen btw op je factuur berekenen. In plaats van btw-regels vermeld je expliciet: 'Vrijgesteld van btw op grond van artikel 25 Wet OB' of gelijkwaardige tekst. De rest van de factuureisen (nummer, datum, jouw en klantgegevens, omschrijving, bedragen) blijft gewoon van kracht. Twijfel je of KOR voor jou loont? Doe onze [KOR-calculator](/tools/kor-calculator).
Nee — moderne boekhoudsoftware genereert facturen die standaard voldoen aan de eisen. Alleen bij zelfgemaakte facturen (Word/Excel/PDF handmatig) heb je risico op ontbrekende velden. Deze checker is vooral nuttig voor: startende ondernemers die hun facturen zelf ontwerpen, wisselingen naar nieuwe pakketten (om te controleren of het template klopt), en freelancers die met een sjabloon werken. Voor structureel factureren: kies een boekhoudpakket dat het automatisch doet — bijvoorbeeld via de [boekhoudsoftware-kiezer](/tools/boekhoudsoftware-kiezer).
7 jaar volgens de fiscale bewaarplicht. Voor facturen die betrekking hebben op onroerend goed (bijv. de aankoop van een bedrijfspand) geldt 10 jaar. Digitaal bewaren is toegestaan mits leesbaar en authentiek. Zie onze uitgebreide gids over [administratie en bewaarplicht](/kennisbank/administratie-bewaarplicht-facturen) voor de details.
Nooit een factuur wijzigen na verzending — dat maakt de administratie ongeldig. In plaats daarvan: stuur een creditfactuur (negatief bedrag met verwijzing naar het originele factuurnummer) en daarna een correcte nieuwe factuur met een nieuw nummer. Op deze manier blijft je nummering intact en is de audit-trail helder.