Wat is een zakelijke factuur?
Een zakelijke factuur is een officieel verzoek tot betaling voor geleverde goederen of diensten. De Belastingdienst stelt strikte eisen aan de gegevens die op een factuur moeten staan — een factuur die niet aan die eisen voldoet, mag niet als geldige boekhouddocument gebruikt worden.
Verplichte gegevens volgens de Belastingdienst
Op elke zakelijke factuur moeten ten minste de volgende gegevens staan:
- Je volledige bedrijfsnaam en adres
- Naam en adres van de klant
- Je btw-identificatienummer (btw-id)
- Je KvK-nummer
- Een uniek, opvolgend factuurnummer
- De factuurdatum
- De datum van levering of dienstverlening
- Een duidelijke omschrijving van het geleverde product of de dienst
- Het aantal of de omvang van wat geleverd is
- Het bedrag exclusief btw, het btw-tarief, het btw-bedrag en het totaalbedrag
Wat moet er op een btw-factuur staan?
Bij elke regel geef je het btw-tarief aan (21%, 9% of 0%). Verkoop je in meerdere tarieven? Toon dan per tarief een subtotaal. Bij vrijstelling vermeld je expliciet de reden, bijvoorbeeld "Btw verlegd" bij verlegging van btw of "Vrijgesteld van btw" bij KOR.
Wat moet er bij KOR-facturen?
Als je gebruikmaakt van de Kleineondernemersregeling, reken je geen btw. Je factuur bevat geen btw-regel, maar wel de vermelding dat je btw-vrijgesteld bent op grond van de KOR. Je btw-id mag je nog wel vermelden — handig voor klanten die je administratief willen identificeren.
Hoe lang moet je facturen bewaren?
Verstuurde én ontvangen facturen vallen onder de bewaarplicht van 7 jaar. Voor onroerende zaken zelfs 10 jaar. Digitaal bewaren is toegestaan, mits leesbaar en authentiek.
Hoe maakt boekhoudsoftware dit makkelijker?
Moderne boekhoudsoftware genereert facturen die standaard aan alle eisen voldoen. Je vult je eigen bedrijfsgegevens éénmaal in, koppelt klantgegevens, en het pakket voegt automatisch factuurnummers, btw-berekeningen en de juiste vermeldingen toe. Pakketten als Moneybird en e-Boekhouden kunnen ook factuurherinneringen automatisch versturen.